根据《高等学校档案管理办法》和《厦门理工学院关于加强档案工作的意见》（厦理工【2014】166号）文件精神，加强和规范学校档案工作，确保我校各类文件归档的完整与规范，我馆将于近期组织校内各单位进行档案移交工作。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
（一）2019年1月1日至9月1日期间，学校以及校内各部门的党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、产业、出版、财务等各项活动中直接产生的具有保存价值的各类文件材料（含文字、照片、声像、图纸、实物等材料），各单位归档范围参见《厦门理工学院档案归档范围及保管期限表》（厦理工【2014】81号）。
（二）学校及校内各部门在重要活动、重要科研项目、重要工程建设过程中产生的文字、照片、声像、图纸、实物等（参见厦门理工学院关于印发学校《重大活动档案管理办法》的通知）厦理工【2012】9号文）。
（三）学校及校内各部门获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）及国际、国内、校际交流中产生的具有保存价值的实物。
（四）6月至7月将是我校学生的毕业时间，请各学院部门档案员在学生毕业之前，及时做好各毕业班合影照片的收集、归档工作，同时做好往年历届毕业班合影照片的补充收集和归档工作(毕业照尺寸要求参见附件)。
（五）班级小档案请按照班级小档案建设要求归档移交。
（六）名师名家和优秀师生员工档案，包含奖杯、奖状、证书以及专著论文等。
二、归档要求
（一）立卷归档的材料要确保真实准确完整，各单位在整理过程中要逐件检查，应提供原件，复印件不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按归档要求进行整理后方可向档案馆移交。
（二）归档材料严格按照学校档案工作业务规范进行编制整理，文书档案按每份文件装订并标好页码。如有疑问请联系档案馆。
三、归档手续
档案整理完毕后，部门档案员填写档案移交清单(一式二份)，经领导签字部门盖章后一份移交档案馆,一份本部门留存。
请各班于9月6日前发给各自辅导员，再有学院统一发给学校
档案馆
2019年8月6日
附件
毕业生合影归档照片要求
一、毕业生集体合影照片应以班级为单位拍摄，包括照片和文字说明两部分（如有以年级为单位的，照片和文字说明要求相同）
二、照片规格12寸（30.5 cm×20.3m）彩色照片。照片正上方用烫金字 “厦门理工学院X学院X届X专业X班毕业生合影和拍摄时间（用阿拉伯数字）”。
三、照片文字说明内容及格式：照片名称、拍摄地点、人物名称（在背面标注）：用word或excel按照片尺寸进行排版打印，粘附在对应合影照片背面。老师和领导要在其姓名后注明职务，用括号括上。
厦门理工学院XX学院XX届XX专业XX班毕业合影照（从左至右）
拍摄地点：
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第五排
| 张某
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第四排
| 王某
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第三排
| 李某
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第二排
| 赵某
| 胡某
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第一排
| 蔡某(副院长)
| 张某（书记）
| 刘某（院长）
| 赵某（副院长）
| 肖某（副书记）
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